<sup id="ujilt"></sup>
時間：2023-05-24 17:04:40
序論：在您撰寫檔案管理四性原則時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的概述
在過去傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中的主要核心是行政部門的管理，這種管理較為單一化和扁平化，而現(xiàn)代企業(yè)制度嚇得企業(yè)檔案管理則更為全面和立體，這種管理制度將多個部門多個管理進行結(jié)合，其工作核心由從前單一的行政檔案管理專項以資產(chǎn)為橋梁的企業(yè)資產(chǎn)檔案管理。同時，隨著時代的發(fā)展，信息量呈爆炸式增長，這對于企業(yè)管理來說是一項巨大的挑戰(zhàn)，因此現(xiàn)代企業(yè)檔案管理更多的需要應(yīng)用科學(xué)的管理知識和更高效的技術(shù)進行復(fù)雜海量信息的管理，這也是區(qū)別于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的特點之一。
二、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的四大原則
（一）真實性原則
企業(yè)檔案管理的作用之一就是為企業(yè)的發(fā)展提供可參考信息，在當下激烈的商業(yè)競爭下，一個企業(yè)能否做出正確合適的決策取決于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理能否為企業(yè)提供正確無誤的真實信息。因此，確保信息的真實性是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的原則之一，在企業(yè)進行檔案管理的過程中，務(wù)必要將信息進行過濾篩選，核實其來源的可靠性與真實性。
（二）系統(tǒng)性原則
要保證檔案管理工作的高效性，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理就必須保證其組織架構(gòu)完整且完善，這也就是系統(tǒng)化原則的體現(xiàn)。這種系統(tǒng)化原則能夠使得現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作更加高效、清晰和規(guī)范提高企業(yè)查找、讀取和保存信息的效率，從而提高企業(yè)運作效率。
（三）全面性原則
在市場經(jīng)濟的全新格局之下，現(xiàn)代企業(yè)所需要處理和管理的信息范圍極為廣闊，當下互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益發(fā)達，互聯(lián)網(wǎng)逐漸接入到商業(yè)社會之中，這讓企業(yè)的貿(mào)易范圍也實現(xiàn)了前所未有的擴張，在這種大環(huán)境下，企業(yè)面臨著信息范圍廣泛、信息成分復(fù)雜的嚴峻挑戰(zhàn)，這使得企業(yè)檔案管理不再僅僅局限于過去單純的檔案收集和整理，其要對各種各樣的信息進行全方位的收集和管理。
（四）有效性原則
現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理中一定要遵循信息有效性原則，這種有效性通常被分為兩種，信息的時間有效性和價值有效性。互聯(lián)網(wǎng)時代下，信息通常都具有極高的時效性，許多信息都是通過互聯(lián)網(wǎng)進行實時，因此對于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理而言，在信息采集和信息管理上務(wù)必保證時間有效性，這樣才能高效進行貿(mào)易。第二個則是價值有效性，在互聯(lián)網(wǎng)時代的海量信息下，存在大量的無效信息需要在檔案管理工作中進行有效的排除。
三、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中存在的問題
（一）現(xiàn)代企業(yè)對于企業(yè)檔案管理工作的重視程度不高
由于企業(yè)檔案管理工作并不能夠為企業(yè)直接生成經(jīng)濟效益，許多現(xiàn)代企業(yè)對于企業(yè)檔案管理的重視程度并不高，認為在企業(yè)管理中，這項工作的存在必要性不大。這種問題的產(chǎn)生歸根結(jié)底是企業(yè)對于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的認識不夠清晰和深刻，不明確這項工作的職責所在及其重要性。
（二）企業(yè)檔案管理的工作理念和工作方式落后于時代
許多企業(yè)在檔案管理工作上缺乏與時俱進的工作理念和工作方式，當下，我國已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時代，過去傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理制度早已落伍，不再適用于當下復(fù)雜且海量的信息處理及采集，并且多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，并不能夠全身心地投入到檔案管理工作中，隨著人事調(diào)動，其所管理的檔案也將發(fā)生變動。除此之外，許多企業(yè)在當下社會仍舊采用落后的紙質(zhì)檔案管理，這種檔案管理對于如今的海量信息而言效率極低，對企業(yè)檔案管理造成極大的不便。由于當下許多企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作缺乏一定的安全保障。
四、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的相應(yīng)對策
（一）加強企業(yè)對于檔案管理工作的重視程度
企業(yè)需更加重視現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，完善整個檔案管理系統(tǒng)，建立有效的工作機構(gòu)，加強企業(yè)內(nèi)部對于該項工作的認知和學(xué)習(xí)，明確其職能和重要性，是企業(yè)內(nèi)部從上到下充分意識到企業(yè)檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重大意義，通過這樣的手段促使企業(yè)完善企業(yè)檔案管理的制度，提高企業(yè)檔案管理的工作效率。
（二）加強對于相關(guān)人員的專業(yè)訓(xùn)練
企業(yè)需要加強對于檔案管理人員的專業(yè)訓(xùn)練，定期舉行檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)知識培訓(xùn)以提升相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其明確自身職責所在，掌握現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的知識和技能，相關(guān)人員務(wù)必專職專崗，保證其工作效率。對于企業(yè)的老職工，因主要以企業(yè)檔案管理的技術(shù)轉(zhuǎn)化為主，例如：對他們進行相關(guān)的計算機培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代所需的計算機檔案管理技能。而對于新入職的管理人員，則首先需要對他們進行最基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理知識的培訓(xùn)，使其明確其中的專業(yè)性理論知識，可以采用一幫一的模式，讓具有工作經(jīng)驗的老職員帶新職員，形成互幫互助的模式和學(xué)習(xí)風(fēng)氣，全方面提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。
（三）采用現(xiàn)代化信息化的辦公技術(shù)，提升工作理念
隨著時代的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理的工作理念和工作方式也需要與時俱進，過去對于企業(yè)檔案管理單一的認識已經(jīng)落伍，檔案管理部門需要具備與時代同步的工作理念，采用先進的信息化辦公方法，將容易腐朽丟失且浪費資源和空間的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為高效便捷的計算機檔案管理，加強對檔案管理人員的計算機培訓(xùn)，運用科學(xué)的手段工作，提高檔案管理的效率。
（四）加強企業(yè)檔案管理的安全性
企業(yè)檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻，因此必須保證企業(yè)檔案管理的安全性，才能保證企業(yè)安全有效地運作。企業(yè)應(yīng)當建立相應(yīng)的保密制度，對相關(guān)工作人員進行制度上的約束，以保證其不會在工作過程中將企業(yè)檔案和信息外泄，一旦發(fā)現(xiàn)泄密者，務(wù)必嚴加查辦，并給予嚴厲處分，以保證企業(yè)檔案的安全性。同時，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息安全也成為了人們的焦點，企業(yè)應(yīng)當積極普及互聯(lián)網(wǎng)安全知識，讓員工了解和意識到網(wǎng)絡(luò)安全隱患的嚴重性，加大IT部門對于網(wǎng)絡(luò)安全工作的工作力度，保證企業(yè)檔案的安全性。
[關(guān)鍵詞] 項目檔案；全程管理；固定資產(chǎn)投資
[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）12-0017-0003
固定資產(chǎn)項目投資對于促進我國國民經(jīng)濟建設(shè)，確保生產(chǎn)能力，提高生產(chǎn)技術(shù)具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產(chǎn)項目的投資，伴隨著固定資產(chǎn)投資項目的建設(shè)，產(chǎn)生了大量的固定資產(chǎn)投資項目檔案（下稱項目檔案），項目檔案具有數(shù)量大、種類繁、載體多、內(nèi)容復(fù)雜等特點。由于項目檔案是項目建設(shè)的原始記錄和真實反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項目檔案管理要求越來越嚴格，要求在項目竣工驗收前進行檔案專項驗收，沒有經(jīng)過項目檔案專項驗收或者項目檔案專項驗收不合格不能進行項目竣工驗收，給項目檔案管理帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。
項目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項目管理的重要組成部分，所以項目檔案管理既涉及到項目建設(shè)人員也涉及到檔案工作人員。目前項目檔案管理分工中項目建設(shè)人員負責項目文件的形成，而檔案工作人員負責項目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項目檔案形成前項目文件的控制，同時由于項目建設(shè)人員缺乏檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)和對項目檔案管理不夠重視，很難保證項目檔案的歸檔率、完整率、準確率。在項目檔案管理中運用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個項目管理的生命周期，對于提高項目檔案管理質(zhì)量具有重要作用。
一、實施項目檔案全程管理原則的意義
項目檔案全程管理原則要求在項目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)”把檔案管理要求納入項目計劃中，對項目檔案實現(xiàn)全程有效控制。項目建設(shè)初期檔案工作人員積極參與項目管理，提出檔案管理要求；項目建設(shè)過程中全程跟蹤，檢查指導(dǎo)項目文件資料管理工作；項目竣工檔案專項驗收前，進行檔案初檢，為項目檔案驗收嚴格把關(guān)；對歸檔后的項目檔案實行科學(xué)管理和利用。
（一）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質(zhì)量
項目建設(shè)人員往往只注重項目建設(shè)本身，對項目建設(shè)過程中附帶產(chǎn)生的文件資料沒有足夠重視。同時，由于項目建設(shè)人員文件資料和檔案保管意識薄弱，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，對形成項目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴格的要求，導(dǎo)致歸檔項目文件質(zhì)量較低。如大量歸檔項目文件為復(fù)印件，項目文件內(nèi)容由鉛筆書寫，歸檔項目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項目文件形成前，對項目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項目文件歸檔時發(fā)現(xiàn)項目檔案存在的問題，實行事后補救措施。所以，項目檔案實行全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質(zhì)量。
（二）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔完整性
固定資產(chǎn)投資項目包括項目立項、可行性研究、勘察設(shè)計、施工、生產(chǎn)準備、竣工投產(chǎn)等階段，在每個階段中產(chǎn)生的重要項目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點對項目檔案完整性要求提出了重要挑戰(zhàn)，如果僅僅通過被動地接收歸檔項目文件，而不實行全程管理原則，融入整個項目管理過程中，很難做到項目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個階段需歸檔的項目文件材料，并向項目管理人員提出要求，注重平時積累，有計劃地收集項目文件，避免在項目竣工檔案驗收時臨時收集各階段需歸檔的項目文件。
（三）全程管理原則有利于提高項目檔案管理規(guī)范性
固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)過程中涉及到項目建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位，每個單位對項目文件管理和項目檔案管理的要求和規(guī)范存在不一致，這就導(dǎo)致同一個項目中形成的項目檔案形態(tài)存在很大差異，沒有統(tǒng)一的模板和標準。解決項目檔案規(guī)范性問題只有通過項目建設(shè)單位檔案部門全程參與項目管理，與設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位溝通協(xié)調(diào)，制定本項目統(tǒng)一的項目文件和項目檔案管理規(guī)范。并在項目建設(shè)工程中全程的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各單位對規(guī)范的執(zhí)行，嚴格按照規(guī)范實行項目文件管理和項目檔案管理，提高項目檔案管理的規(guī)范性。
（四）全程管理原則有利于促進項目檔案的開發(fā)利用
項目檔案管理實行全程管理原則，檔案工作人員從項目立項開始參加項目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監(jiān)督、執(zhí)行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質(zhì)量和完整性，更有利于提高整個項目組的檔案意識。項目組檔案意識的提高，對項目檔案價值有了充分的了解，有利于項目建設(shè)中和項目結(jié)束后，項目組查詢利用項目檔案，發(fā)揮項目檔案應(yīng)有的價值。檔案工作人員缺乏固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)的專業(yè)知識，制約了項目檔案的提供利用和檔案信息開發(fā)，檔案人員全程參與項目建設(shè)，熟悉項目管理專業(yè)意識，有利于檔案工作人員主動提供檔案查詢服務(wù)，有利于檔案工作人員對項目檔案進行二次開發(fā)。
二、全程管理原則在項目檔案管理中的應(yīng)用
全程管理原則有利于提高項目檔案管理水平，但全程管理是一項原則，在項目檔案管理中的具體應(yīng)用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設(shè)和人才培養(yǎng)來貫徹執(zhí)行全程管理原則。
（一）通過前端控制貫徹全程管理原則
檔案工作人員一般不參與項目的調(diào)研、立項、評估、可行性研究和上報審批等前期工作，在項目實施的各個環(huán)節(jié)，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導(dǎo)致有些項目檔案沒有及時得到檔案部門指導(dǎo)，難以達到規(guī)范要求。全程管理原則要求項目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項目檔案的系統(tǒng)性、完整性和準確性，必須加強前端控制，從項目文件材料形成的源頭進行控制。檔案工作人員從項目立項開始就參與其中，制定項目檔案管理制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。在項目開工之前，組織相關(guān)工作人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加項目建設(shè)人員檔案管理意識和檔案管理業(yè)務(wù)能力。
（二）通過合同管理貫徹全程管理原則
通過合同約束參建單位項目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發(fā)展趨勢。《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任?！睂㈨椖繖n案納入合同中進行管理，與項目參建單位簽訂合同時，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質(zhì)量和歸檔時間，明確各方責任，必要時建立檔案質(zhì)押金制度。建設(shè)單位要充分發(fā)揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設(shè)單位的項目檔案資料齊全、完整、準確。
（三）通過檔案管理制度建設(shè)貫徹全程管理原則
項目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項目檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，把項目檔案管理意識融入到項目建設(shè)的每個階段和每個項目建設(shè)人員的思想中，在項目建設(shè)活動中，就會主動按照要求進行檔案管理工作。
有的單位沒有項目檔案管理制度，或者只有項目檔案管理制度，而沒有落實到具體的項目檔案管理活動中。相關(guān)單位需要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)章制度建立本單位的項目檔案管理制度。同時，針對不同的項目，根據(jù)每個項目的特點，制定符合本項目檔案管理實際情況的項目檔案管理辦法，明確本項目文件材料的歸檔范圍、歸檔計劃和歸檔質(zhì)量，約束項目參建單位和項目建設(shè)人員。項目檔案管理制度的建設(shè)，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項目檔案管理制度的執(zhí)行，檔案工作人員在項目檔案管理制度執(zhí)行中，具有模范帶頭作用，負責項目檔案管理制度的宣傳落實工作，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行，實現(xiàn)對項目檔案全程管理原則。
（四）通過檔案人才建設(shè)貫徹全程管理原則
項目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項目檔案，但由于缺乏土建、設(shè)備、工藝、監(jiān)理等相關(guān)專業(yè)知識，往往只能被動接收項目檔案，對所接收的項目檔案的準確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實現(xiàn)系統(tǒng)性的整理。而項目建設(shè)人員缺乏檔案管理意識和檔案管理的專業(yè)知識，不能實現(xiàn)項目文件資料歸檔的完整性和準確性。通過在項目建設(shè)人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識和檔案業(yè)務(wù)能力，有助于項目檔案歸檔前管理，確保了項目檔案的完整性和準確性，同時兼職檔案員可以彌補專職檔案工作人員對項目專業(yè)知識的缺乏。兼職檔案員偏重于項目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協(xié)作，實現(xiàn)了項目檔案全程管理原則，提高檔案的準確性、有效性和系統(tǒng)性。
三、結(jié) 語
檔案管理是固定資產(chǎn)投資項目管理工作的重要組成部分，是建設(shè)項目的重要內(nèi)容。一個項目建成后留下兩個有形的東西，一個是工程實體，另一個就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個有機整體。通過全程管理原則，加強項目檔案管理，有利于提高項目檔案完整性、準確性和系統(tǒng)性，有利于固定資產(chǎn)投資項目通過檔案專項驗收，有利于項目檔案的開發(fā)和利用，實現(xiàn)項目檔案的真正價值。
[參考文獻]
[1]李亞娥.固定資產(chǎn)投資項目檔案管理策略[J]. 機電兵船檔案 ，2011，（1）.
[2]周艷.固定資產(chǎn)投資項目檔案管理質(zhì)量控制策略[J].機電兵船檔案，2007，（1）.
[3]王婭.高?；椖繖n案全程管理模式研究[J].蘭臺世界，2012，（14）.
[4]侯偉霞.淺析固定資產(chǎn)投資項目檔案的管理[J].中國管理信息化，2012，（13）.
[5]丁杰.企業(yè)技改項目檔案工作“全過程”管理的有益探索[J].檔案與建設(shè)，2010，（1）.
[6]劉曉玲.企業(yè)技改項目檔案管理工作探討[J]. 機械管理開發(fā)，2012，（4）.
[7]姜紅 .技改項目檔案控制管理模式的探索與實踐[J].四川檔案，2012，（3）.
[8]邢曉援.固定資產(chǎn)項目檔案的收集與管理[J]. 機電兵船檔案，2011，（2）.
[9]石霞.固定資產(chǎn)投資項目檔案的管理[J].廣播電視信息，2011，（6）.
[10]石麗.論固定資產(chǎn)投資項目檔案的管理[J].機電兵船檔案，2010，（3）.
一、行政事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的原則
（一）規(guī)范與靈活相統(tǒng)一的原則。在事業(yè)單位檔案管理中，需要嚴格按照相關(guān)規(guī)定來實施，以達到制度的規(guī)范化和標準化。由于不同的單位有著不同的規(guī)模，工作特點也不盡相同。因此，其管理制度與制度規(guī)范沒有統(tǒng)一要求。各個事業(yè)行政單位的檔案管理部門要按照相關(guān)部門的特點進行不斷的總結(jié)。逐步建立起一套全面、完善且符合本單位實際情況的制度管理體系。
（二）權(quán)益與職責兼容的原則。在事業(yè)單位檔案管理制定時，要分工明確且規(guī)定工作范圍及權(quán)限。如事業(yè)行政單位檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)目標的制定、檔案管理工作任務(wù)對其進行不定期檢查和相關(guān)指導(dǎo)等。另一方面，如果忽略工作人員相關(guān)權(quán)益就會極大的影響工作人員的工作熱情，進而影響整個事業(yè)單位的發(fā)展。建立行政事業(yè)單位檔案管理制度時需要在明確相關(guān)責任的同時，也要注重保護相關(guān)工作人員的合法權(quán)益。因此，在建設(shè)事業(yè)單位檔案管理的職責與權(quán)益，做到兩者兼顧。
（三）制定與執(zhí)行相互并重原則。按照有關(guān)部門自身特點進行不斷探索、總結(jié)，形成一套科學(xué)、合理、系統(tǒng)的檔案管理制度尤為重要。例如，在檢驗檔案管理制度是否符合本單位發(fā)展需求，是否能夠高效的調(diào)動工作人員積極性等，最關(guān)鍵的就是考察制度執(zhí)行情況。因此，在事業(yè)行政單位進行管理時，在實踐的基礎(chǔ)上不斷改進，使制度更加合理化、人性化、規(guī)范化。
（四）動靜結(jié)合原則。現(xiàn)如今，隨著社會改革不斷深入，事業(yè)行政單位的各項管理制度也應(yīng)該順應(yīng)時代潮流，學(xué)習(xí)先進管理經(jīng)驗，結(jié)合自身情況不斷完善改進現(xiàn)行檔案管理制度，使我國各項事業(yè)逐步與世界接軌的同時，行政化事業(yè)也逐步走上國際化道路。
二、當前事業(yè)單位檔案管理時存在的相關(guān)問題及其原因
（一）檔案管理重視程度不夠。由于有些事業(yè)單位對于檔案管理制度的相關(guān)法律法規(guī)貫徹力度不足，存在認識缺陷，使單位對檔案管理工作缺乏重視，造成了工作混亂狀態(tài)。
（二）檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對薄弱。目前，相關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度仍然存在不夠完善、監(jiān)督不到位、管理不規(guī)范、組卷不符合要求等問題，造成了嚴重的工作混亂狀況。例如，有些單位沒有開展檔案建立工作或著沒有按照法律程序就擅自銷毀應(yīng)該分類、歸檔、保存的文件資料。
（三）設(shè)備落后。由于單位對相關(guān)管理制度重視程度不夠、缺乏資金使許多單位檔案管理部門設(shè)備落后、辦公條件較差、檔案管理現(xiàn)代化落實不到位。例如，個別單位存在檔案室和庫房簡陋，辦公條件差，未實現(xiàn)檔案室、接待室和辦公室的三分開，很多單位的檔案保護設(shè)備配置嚴重缺乏等問題。
（四）管理人員不穩(wěn)定業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠。很多單位對于檔案管理的重要性和專業(yè)性認識不到位，使人員變動頻繁，難以形成真正的專業(yè)能手。例如，有些檔案管理部門，搞月月培訓(xùn)，而相關(guān)檔案人員卻一直是新手，在檔案管理崗位上，缺乏固定人員進行管理。
（五）檔案資源利用不完善。由于事業(yè)單位對于檔案管理的整理、收集、保管工作過于注重，忽略了檔案資源的開發(fā)利用。因此，相關(guān)部門應(yīng)該充分的利用這一寶貴資源，使之發(fā)揮最大作用。
三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新之路與相關(guān)方法
（一）建立健全檔案管理制度。第一，科學(xué)合理的建立檔案管理制度，使各種規(guī)章制度切實符合本單位檔案管理工作的實際需求；第二，建立檔案管理制度時，要求相關(guān)制度簡明扼要、具有良好的可操作性、簡單實用，才能更好的發(fā)揮規(guī)章制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用；第三，要求制度約束時具有地位的平等性，建立的相關(guān)制度，要能約束各個層次的成員即包括職工、領(lǐng)導(dǎo)等，同時作為制度的主要執(zhí)行者和制定者的職工和領(lǐng)導(dǎo)，堅持制度約束的平等性是制度順利實施的重要保證；第四，獎罰分明，檔案部門是各種規(guī)章制度的管理者和執(zhí)行者，在規(guī)章制度執(zhí)行時，要保障制度執(zhí)行的公平性、合法性、嚴肅性，切實做到有過必糾、有功必獎、獎罰分明。
（二）深化改革提升管理水平。事業(yè)單位要定期組織學(xué)習(xí)檔案管理制度、加強宣傳、提高重視程度。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強檢查與指導(dǎo)，建立一套切實可行的考核制度及質(zhì)量評價標準，推動管理制度的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。
（三）加強信息化建設(shè)提高工作質(zhì)量。檔案管理改革創(chuàng)新的首要目的是合理開發(fā)資源、提高工作效率、延長檔案使用壽命，為了滿足新時代下檔案管理的相關(guān)要求，使先進的科學(xué)技術(shù)手段運用于檔案管理建設(shè)中顯得尤為重要。第一，相關(guān)事業(yè)單位要加強信息化管理，及時準確的傳遞信息，保證檔案管理的時效性；第二，相關(guān)管理部門利用掃描儀、計算機等新型設(shè)備對相關(guān)檔案資料進行精確保存，進行相關(guān)技術(shù)處理，使相關(guān)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，從而切實保證檔案的備份；第三，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理創(chuàng)新，提供持續(xù)高效的檔案管理服務(wù)，以達到檔案信息資源的有效共享，既提高了工作效率與質(zhì)量，又方便了廣大民眾的需求。
（四）強化相關(guān)單位檔案保密工作。第一，嚴格遵守國家關(guān)于庫房選址建造有關(guān)規(guī)定，進行庫房門窗加固防治被盜；第二，指定相關(guān)人員負責看管庫房，禁止無關(guān)人員進人；第三，培養(yǎng)庫房管理人員時，強化對保密文檔和保管文檔的正確區(qū)分。
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；文書檔案管理；堅持原則
作者簡介：趙文輝（1969-），女，遼寧大連人，國網(wǎng)遼寧省電力有限公司大連培訓(xùn)中心辦公室，館員。（遼寧 大連 116023）
中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）27-0176-02
文書檔案，即作為原始記錄保存起來以備查考的公文。它具有三個特征：一是它的形成者是黨和國家的各級機關(guān)及社會團體、企事業(yè)單位，也包括以個人名義出現(xiàn)而代表一定組織的負責人；二是它產(chǎn)生于公務(wù)活動，是公務(wù)活動實踐的結(jié)晶，具有參考性、憑證性、信息存儲性；三是它是由文件轉(zhuǎn)化而來，這種轉(zhuǎn)化是有條件的，必須是辦理完畢的文件，對日后工作有一定的參考價值，按一定規(guī)律集中存放而形成文件的組合。
文書檔案管理是企業(yè)管理這條生命線中的重要組成部分。電力企業(yè)中的文書檔案一般歸屬于企業(yè)黨政“兩辦”（黨委辦公室、行政辦公室，或稱綜合辦公室）管理。本文圍繞電力企業(yè)文書檔案管理必須堅持的原則進行了闡述。
一、堅持文書檔案管理的保密化原則
文書檔案如同科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案，其中的一部分具有秘密的屬性。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，文書的秘密程度可分為：絕密文件——是指內(nèi)容涉及國家核心機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文；機密文件——是指內(nèi)容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文；秘密文件——是指內(nèi)容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文；內(nèi)部文件——是指內(nèi)容雖不涉及秘密，但不宜公開或不必對社會公開，只限在國內(nèi)某系統(tǒng)、某單位內(nèi)部使用的公文。
電力企業(yè)文書檔案的秘密級別也可依據(jù)以上規(guī)定劃分，但絕密文件、機密文件極少，只是秘密文件或大量的內(nèi)部文件。電力企業(yè)把自身的安全穩(wěn)定當做生存發(fā)展的前提，所以電力企業(yè)文書檔案管理必須從維護企業(yè)的根本利益出發(fā)，從維護職工隊伍的穩(wěn)定局面出發(fā)，堅持保密化原則。由于現(xiàn)代科技的發(fā)展，現(xiàn)代通信、辦公自動化設(shè)備的普及，使泄密渠道增多，高新技術(shù)被廣泛運用于竊密活動，保密及防范工作無論從形式到內(nèi)容都面臨著許多挑戰(zhàn)。為此，文書檔案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必須以現(xiàn)代意識和創(chuàng)新姿態(tài)，把更多的精力用在防范工作上，也就是追蹤科技發(fā)展的步伐，不斷更新保密手段，增強技術(shù)防范能力和檢查能力。
堅持文書檔案管理保密化原則，要采取被實踐證明行之有效的保密管理措施，將保密責任制落實到人。機要秘書和文書檔案管理人員是最主要的人員，黨政“兩辦”或綜合辦公室作為保密工作的主要負責部門，這些人員和部門要進一步增強責任意識、大局意識，以促進企業(yè)發(fā)展為己任，力爭做到保密工作不出現(xiàn)任何紕漏。
但是在堅持文書檔案管理保密化原則的同時，也要正確處理好保密工作與企業(yè)中心工作的關(guān)系。文書檔案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文書檔案管理保密化絕不等同于封閉化。在嚴格劃分保密等級，做好保密工作的同時，要盡量公開文書檔案的范圍，該放開的一定放開，堅決破除文書檔案管理的神秘化色彩。
二、堅持文書檔案管理的標準化原則
文書檔案固然是文書，但是并不是所有的文書都是文書檔案，只能說文書是文書檔案的基礎(chǔ)和來源。文書檔案管理是檔案管理的分支，必須采用一整套的科學(xué)管理方法。文書檔案管理要堅持標準化原則，或者說文書檔案工作要實行標準化的管理方式。電力企業(yè)盡管有其獨特性，但是在文書檔案管理上卻不能獨出心裁，另搞一套。既要遵循《中華人民共和國檔案法》，又要遵循上級主管部門指定的各種文書檔案管理制度，或大或小，都要不折不扣地嚴格執(zhí)行。即在文書檔案管理的實際工作中，對文書檔案的管理原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，都要實施統(tǒng)一的標準，以求得協(xié)調(diào)統(tǒng)一的最佳的程序與效益。
文書檔案標準化的內(nèi)容很多，可以說包羅萬象，其中主要內(nèi)容包括：專業(yè)名詞術(shù)語標準、代號代碼標準、著錄標準、標引語言標準、庫房建設(shè)標準、制成材料標準以及文書檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計等標準。如：文書來源的標準名稱，可分為對外文件（簡稱發(fā)文，是指本單位向外單位包括上級部門發(fā)出的文件）、收來文件（簡稱收文，是指外單位包括上級部門送至的文件）、內(nèi)部文件（是指限于本單位內(nèi)部制定、運行和使用的文件）。按文書的行文關(guān)系和行文方向的標準名稱，可分為上行文（是指下級單位向隸屬的上級單位報送的行文）、平行文（是指同級或者不相隸屬的單位之間的行文）、下行文（是指上級領(lǐng)導(dǎo)單位對所屬的下級單位的行文）。再如：文書歸檔的標準是在企業(yè)工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件材料（包括文件、圖表、照片、錄音、錄像光盤等）必須立卷歸檔，歸檔的文書必須準確反映企業(yè)工作的真實歷史面貌，歸檔文書必須進行立卷管理，符合立卷的原則和要求。具體而言，供電企業(yè)職代會工作報告、黨委工作總結(jié)、黨委及總經(jīng)理辦公會議紀要、企業(yè)的重要命令、決定、通報等，均符合歸檔要求，理所當然地列為文書檔案。
文書檔案管理堅持標準化原則，便于應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高管理質(zhì)量和利用價值。
三、堅持文書檔案管理的信息化原則
文書按物質(zhì)載體大致可分為紙質(zhì)文件、感光介質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件、電子文件四種。其中，紙質(zhì)文件是指用紙張印刷、書寫的文件。感光介質(zhì)文件是指以感光膠片、相紙等感光材料為物質(zhì)載體的文件。如照片文件、影片文件、微縮膠片文件、顯微膠片文件等。磁介質(zhì)文件是指以磁帶、磁盤等磁性材料為物質(zhì)載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計算機磁帶文件和磁盤文件、磁光盤文件等。電子文件是指借助于電子計算機生成、傳輸和處理的文件。
在一個相當長的歷史階段，文書檔案中幾乎全是紙質(zhì)文件，充其量有少許感光介質(zhì)文件。而當今是一個信息化高度發(fā)達的時代，信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)鋪天蓋地。由于信息網(wǎng)絡(luò)具有信息量大、覆蓋面廣、傳播速度快、使用方便、相對獨立等優(yōu)勢，綜合了報刊、廣播、電視、圖書、錄音錄像等媒介的所有優(yōu)點，而文書檔案中的四種物質(zhì)載體都可以運行于信息化網(wǎng)絡(luò)中，如其中的紙質(zhì)文件經(jīng)過掃描，就可以形成用之不衰的電子文件。特別是在電力企業(yè)中盛行無紙化辦公，大量公文可以通過上網(wǎng)公布、審閱、批復(fù)等。文書檔案的信息化潮流勢不可擋，越來越廣泛地運用于文書檔案管理中。
檔案信息化管理減輕了檔案管理人員的負擔，而且可以在網(wǎng)絡(luò)上完成檢索查詢，也給使用者提供了方便。但是也應(yīng)該清醒地認識到，由于紙質(zhì)文件具有保存壽命長的優(yōu)點，具有原始性、真實性、權(quán)威性以及法律地位不可替代性的特點，它在文書檔案中的主導(dǎo)地位是不可動搖的。
為此，堅持文書檔案信息化的出發(fā)點是要堅持管理現(xiàn)代化，也就是文書檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化，其主要標志是文書檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，具體應(yīng)用于檔案的接收、編目、借閱、統(tǒng)計等工作。另外，可采用信息化網(wǎng)絡(luò)，增強與現(xiàn)代化技術(shù)相配套的文書檔案科學(xué)管理方法和組織手段。如紙質(zhì)文件易磨損，當前許多電力企業(yè)將紙質(zhì)文件全部拷貝后建成電子文件，不僅滿足了使用者的需要，而且使紙質(zhì)文件得以有效保護。
四、堅持文書檔案管理的最大化利用原則
具體而言，企業(yè)文書有五個作用：一是指導(dǎo)作用。文書是上級單位對下級單位進行領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的一種工具。上級單位通過指示、決定、通知、會議紀要等公文，對下級單位的工作進行具體的指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)。這些公文一經(jīng)發(fā)出，下級單位必須執(zhí)行。離開了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態(tài)。即使公文辦理完畢，仍有借鑒作用。二是規(guī)范作用。企業(yè)通過公文的法律、法令、法規(guī)、規(guī)章制度一經(jīng)制定和生效，必須堅決執(zhí)行。它們不僅是企業(yè)員工的行為準則，也是企業(yè)員工進行各項工作、開展各項活動的具體依據(jù)。三是溝通作用。上下級或平級單位是通過公文進行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的。通過公文能及時處理具體問題，獲得相關(guān)信息。因此，公文在保證各單位正常而又有秩序地開展工作方面起著不容低估的作用。四是宣傳、教育作用。公文在傳達某一方針政策，或針對現(xiàn)實生活中普遍存在的問題或認識偏差，通過啟發(fā)誘導(dǎo)，使員工明白確立什么立場，堅持什么原則，應(yīng)該怎么做的同時，還要說明為什么要這樣做。五是憑證和依據(jù)作用。各種公文反映了制發(fā)單位的意圖，同時也是證實這一意圖的最好憑證，具有法定的效力。受文單位則以此作為處理工作、解決問題的依據(jù)。
文書通過收集、選擇、整理而轉(zhuǎn)化為文書檔案。企業(yè)文書檔案的作用盡管不完全等同于文書的作用，但是絕不能小瞧了這些“昨日黃花”。文書檔案是企業(yè)公務(wù)活動的查考憑據(jù)，是企業(yè)管理的必要因素，是生產(chǎn)經(jīng)營的重要依據(jù)，是企業(yè)重大活動的反映材料，是宣傳教育職工真實生動的素材，也是企業(yè)管理者與領(lǐng)導(dǎo)者依法決策的參謀。文書檔案管理的落腳點，就是充分發(fā)揮文書檔案的作用，使之最大化利用。另外，即使是制定現(xiàn)行文書，文書檔案也有著重要的借鑒作用，可使之保持連續(xù)性、可行性、一貫性。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；科技檔案；檔案管理；工作思路
從當前企業(yè)科技檔案管理的實際情況來看，科技檔案管理現(xiàn)狀不佳，存在諸多問題，這與管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素有很大關(guān)系。為了盡可能地杜絕此類問題再次發(fā)生，應(yīng)當強化企業(yè)科技檔案管理工作，也就是做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路規(guī)劃，加強科技原始資料、科技檔案分類、科技檔案整理、科技檔案歸檔等方面的監(jiān)管，盡可能保證科技檔案的應(yīng)用價值，為企業(yè)提供科技信息，便于企業(yè)更好地進行科技項目的研究或為科技應(yīng)用提供數(shù)據(jù)支持，從而使企業(yè)更好發(fā)展。由此看來，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有序、合理、規(guī)范地實施科技檔案管理工作是非常有意義的。
一、企業(yè)科技檔案管理的原則
參考相關(guān)文獻及筆者工作經(jīng)驗總結(jié)，確定企業(yè)之中科技檔案管理的有效實施，需要遵循以下原則：
其一，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。出于充分發(fā)揮科技檔案管理作用的目的，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分析管理的原則，合理地實施科技檔案管理，可以對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理，如根據(jù)科研項目檔案的內(nèi)容及其作用，合理分類科研準備方面、研究實驗方面的、總結(jié)鑒定驗收方面的檔案，并進行有針對性的控制，以此來提高科研檔案管理效果。
其二，維護檔案的完整與安全。因科研檔案資料收集、整理、分類等工作實施的過程中容易出現(xiàn)資料丟失、資料破損等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的使用價值大大降低。為了避免此種情況出現(xiàn)，在實施科技檔案管理的過程中，還要注意遵循維護檔案的完整與安全的原則，對涵蓋企業(yè)全部活動所產(chǎn)生的各種檔案文書進行監(jiān)管，并且嚴格監(jiān)督檔案整理、分類等工作，避免檔案被破壞。
二、做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路
相關(guān)調(diào)查顯示，國內(nèi)企業(yè)科技檔案管理存在一些問題，如科技檔案收集不齊全、科技檔案制度不健全、科技檔案人員素質(zhì)不高等，導(dǎo)致科技檔案管理現(xiàn)狀不佳。針對此種情況，應(yīng)當結(jié)合科技檔案實際情況及其管理情況，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有計劃、有目的地實施各項檔案管理工作，必然能夠提高檔案管理效果。對此，筆者的建議是：
首先，建立科學(xué)檔案管理制度，理順科技檔案管理歸檔程序。科技檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果。它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性和階段性。基于此，應(yīng)當結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)合理規(guī)劃制定科技檔案管理制度，進而統(tǒng)一檔案管理標準，規(guī)范合理實施科技檔案管理。另外，還要注意理順檔案歸檔程序，以便檔案歸檔工作的能夠有序進行，避免出現(xiàn)檔案遺漏或檔案丟失的現(xiàn)象。
其次，加大重大科研項目的檔案管理。重大科研項目檔案中明確了科技的成果及研究過程，對于有效應(yīng)用科技及深入研究科技有很大幫助。為了保證重點科研項目檔案的使用價值，科技檔案管理實施中應(yīng)當將重大科研項目檔案管理作為重點任務(wù)或內(nèi)容來對待，將此項工作的責任具體落實到管理人員的頭上，以便管理人員能夠認真對待，規(guī)范化、合理化地監(jiān)督控制重大科研項目檔案。
最后，加大科技檔案的開發(fā)利用。目前一些企業(yè)之中科技檔案查閱依舊采用手工方式，導(dǎo)致檔案查閱既浪費時間，又浪費人力。對此，應(yīng)當有效利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等，構(gòu)建科研檔案信息化平臺，以便更好地開發(fā)利用科技檔案。
三、結(jié)束語
因管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素影響，導(dǎo)致目前我國一些企業(yè)科技檔案管理不佳，未能有效保障科技檔案的使用價值，致使科技檔案在企業(yè)部門之中的應(yīng)用效果不佳，未能促進企業(yè)更好發(fā)展。對此，筆者建議遵循企業(yè)科技檔案管理的原則，合理規(guī)劃科技檔案管理工作思路，如理順科技檔案歸檔程序、加大重大科研項目的檔案管理、加強科技檔案的開發(fā)利用等，可以大大提高科技檔案管理水平，更好地保障科技檔案的使用價值。
【參考文獻】
[1]戴志艷.加強企業(yè)科技檔案管理的實踐意義分析[J].中國科技縱橫，2014（6）：290-290.
[2]房秀霞.企業(yè)科技檔案管理工作現(xiàn)狀及改進策略[J].企業(yè)改革與管理，2014（6）：33-33.
【關(guān)鍵詞】檔案管理土地管理對策
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
一．前言
隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，土地管理越來越重要，土地檔案管理是土地管理不可或缺的一環(huán)，是國家檔案重要的有機組成部分。土地檔案管理的好壞影響著能否有效、科學(xué)地管理好土地，能否合理地利用好土地資源?，F(xiàn)階段土地檔案管理存在著沒有建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)、對土地檔案管理不夠重視、管理人員素質(zhì)不高等問題，對此，必須采取土地檔案管理體制改革、健全土地管理法律法規(guī)、提高管理人員素質(zhì)等對策。
二．土地檔案管理工作中存在的問題
如今我國的土地檔案管理工作中存在著與社會發(fā)展不相協(xié)調(diào)的方面，不能滿足經(jīng)濟發(fā)展對土地信息的要求。主要存在以下問題。
1.沒有建立統(tǒng)一的土地檔案管理網(wǎng)絡(luò)，沒有統(tǒng)一的歸檔標準。歸檔工作時檔案工作的起點，雖然國家對歸檔材料等已有了明確規(guī)定，但在實際工作中還存在著該歸檔的沒歸檔等現(xiàn)象。
2.土地檔案數(shù)字化程度不高，利用率較低。
雖然隨著社會發(fā)展，出現(xiàn)了以照片、光盤、移動存儲介質(zhì)為載體的電子檔案，但電子檔案僅僅是這幾年才出現(xiàn)的，而以往那些數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案需要通過照相、掃描等方法進行數(shù)字化處理，這是一項任重而道遠的工作。由于土地檔案數(shù)字化程度不高和出于安全考慮，無法利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)土地檔案在線查詢，滿足不了社會需求，造成土地檔案利用率低。
3.土地檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。隨著科技的進步，一些新技術(shù)逐步應(yīng)用到土地檔案管理方面，這就對土地檔案管理工作者的素質(zhì)提出了更高的要求，而我國檔案管理人員的培訓(xùn)還是沿用著十幾甚至幾十年前的老教材，使用這些老教材培養(yǎng)出的管理人員自然滿足不了檔案管理技術(shù)的需求。
三．土地檔案管理應(yīng)采取的對策
1．建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一的歸檔標準。加強對土地檔案工作的統(tǒng)一管理是土地檔案完整、齊全、規(guī)范的重要保證。在一個行政區(qū)域內(nèi)，針對檔案的收集、整理、歸檔、移交等各個環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一、可行性高的標準和程序，并要求各部門嚴格按照標準和程序執(zhí)行，并定期進行檢查。
2.促進檔案管理工作，開發(fā)利用檔案信息。土地檔案管理對于國土資源管理來說，是一項很重要的工作。檔案管理工作搞好了，就會有利于土地資源工作的有效開展。近幾年來，土地檔案管理逐步實現(xiàn)電腦化管理，將土地檔案資料及時輸入電腦，隨時為各類業(yè)務(wù)提供依據(jù)，業(yè)務(wù)人員可依據(jù)電腦提供的準確數(shù)據(jù)更好地開展土地管理。
3.深化土地檔案管理體制改革。在國家統(tǒng)一管理的前提下，各有關(guān)部門要認真做好用地的規(guī)劃、保護、利用和建設(shè);所有土地的權(quán)屬變更，必須報土地管理部門審查，統(tǒng)一辦理批準手續(xù)?？h以上各級地方人民政府要根據(jù)統(tǒng)一管理土地的原則，健全土地檔案管理機構(gòu)，嚴格土地檔案管理工作。按“管用分離、協(xié)調(diào)配合、分工明確”的原則，理順土地檔案管理部門與其他部門的關(guān)系。土地檔案管理部門負責土地的協(xié)調(diào)配合，其他部門依據(jù)用地性質(zhì)進行專項管理。
4.對所有檔案進行規(guī)范化、標準化管理。在實現(xiàn)土地檔案管理信息化、現(xiàn)代化進程中，首要要采取科學(xué)合理地技術(shù)標準和工作標準，建立一套合理的、完整的管理制度，對土地檔案進行有效的管理。做到將土地檔案管理的各個環(huán)節(jié)都落到實處。首先要對土地檔案管理程序進行調(diào)整，將土地檔案管理工作程序規(guī)范化。其次要統(tǒng)一流程，使得各地方、各土地檔案管理部門的管理章程擺脫由于處理方式不一、流程不同意的窘迫境地。最后要對相關(guān)土地檔案管理的法律法規(guī)進行完善和健全，采取新的土地檔案管理法規(guī)對土地檔案進行管理。
5.大力推進信息化建設(shè)。土地檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必經(jīng)之路，是深化土地檔案管理社會化服務(wù)的必然要求。由于我國前期并沒有實現(xiàn)信息化的應(yīng)用，所以加強信息化建設(shè)要制定一份有效的計劃。加快土地檔案數(shù)字信息化建設(shè)，適應(yīng)社會和時展的需要，更好的服務(wù)社會。在土地檔案管理的信息化過程中要始終堅持如下原則：
（一）效益原則。效益原則是土地檔案信息化建設(shè)的首要遵循的原則，它包含了經(jīng)濟效益和社會效益，并一直貫穿數(shù)字檔案建設(shè)的始終。
（二）滿足利用者需求原則。土地檔案信息化得實現(xiàn)將從根本上改變檔案保管者與檔案的利用者之間的關(guān)系，利用者需要利用檔案信息時是提交利用需求后被動等待檔案的到來，能否得到所需的土地檔案信息有很大的不確定性，進行土地檔案信息化管理的目的之一就是要最大限度的滿足土地檔案利用者的需求，使使用更加主動和方便。
（三）協(xié)調(diào)發(fā)展原則，主要是指在土地檔案管理信息化過程中，各部門要分工合作，協(xié)調(diào)一致，以共同促進土地檔案管理信息化的發(fā)展和早日實現(xiàn)。
（四）落實土地檔案歸檔雙軌制原則，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡中必須堅持的原則。
6.做好檔案利用過程中的保密工作。要在制度建設(shè)上下功夫。土地檔案管理部門，要根據(jù)具體情況，有針對性地對不同的檔案使用人員、檔案使用范圍進行不同層次的劃分，可規(guī)定不同的審批手續(xù)，確保使用檔案的工作有章可循。在工作中，要嚴格遵守土地檔案管理保密制度，要確保在檔案使用中不失密、不泄密，要做到文件的完整無缺。
7.積極探索檔案管理的新方法。在土地檔案管理工作中，逐步實現(xiàn)檔案“四化”目標：一是要實現(xiàn)檔案形成規(guī)范化，二是要實現(xiàn)檔案整理系統(tǒng)化，三是要實現(xiàn)檔案保護科學(xué)化，四是要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
8.加強學(xué)習(xí)和宣傳，推進依法治檔工作。土地檔案管理者要充分利用多種形式，認真學(xué)習(xí)和宣傳檔案法規(guī)。在學(xué)習(xí)和宣傳中，要注重實效，不走過場。要深刻領(lǐng)會，認真學(xué)習(xí)，確保提高。同時在土地檔案管理工作中要依法治檔，把依法治檔工作落實到檔案工作中。
9.健全土地檔案管理法律機制，完善土地檔案管理法律法規(guī)體系。我國基本確立和完善了土地管理體系和機制，圍繞土地管理體系和機制制定的各項法律、法規(guī)。借鑒各國在土地檔案管理中的經(jīng)驗，在堅持基本法律、法規(guī)的前提下，依法制定專項法規(guī)，細化土地檔案的管理。因此，我國土地檔案管理法律、法規(guī)的改革趨勢應(yīng)注重制定專項法規(guī)。
10.努力提高從業(yè)人員素質(zhì)，提高土地檔案管理水平。土地檔案管理要實現(xiàn)規(guī)范化的要求，就必須努力提高土地檔案管理工作者的素質(zhì)，實現(xiàn)這一目標，不僅要對在職檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，還要對兼職檔案管理人員進行正規(guī)的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，要對土地檔案內(nèi)容提前了解，在工作中要做到有的放矢，為今后建檔工作打好基礎(chǔ)，確保土地檔案實現(xiàn)規(guī)范化、標準化管理。
四．結(jié)束語
在土地檔案管理現(xiàn)代化和信息化過程中，既要結(jié)合工作實際，還要將信息化、現(xiàn)代化滲透到土地檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，不僅能提高對土地檔案資源的利用效率和管理效率，還能對土地管理進行有效的監(jiān)控，響應(yīng)可持續(xù)利用、可持續(xù)發(fā)展、建設(shè)節(jié)約型社會的口號，以促進社會經(jīng)濟的繁榮發(fā)展。
一、高校電算化會計檔案管理的內(nèi)容
隨著信息技術(shù)的普及，電算化的會計檔案逐漸在各個單位和部門當中得以應(yīng)用，并取得了良好的效果。在高校的財務(wù)管理過程中，會計檔案起到了不可替代的作用，是各項會計工作得以展開的基礎(chǔ)。高校的會計檔案記錄著高校中的財務(wù)信息和經(jīng)濟活動，因此高校必須重視對財務(wù)檔案的管理。
（一）會計檔案是會計信息的重要來源和載體
會計檔案對于提高高校的會計工作水平具有極大的意義。會計檔案能夠促進會計工作的制度化管理及操作的規(guī)范性。會計檔案管理起到了會計核算的基礎(chǔ)性作用，在管理過程中必須按照相關(guān)的標準由專業(yè)的人員負責。會計數(shù)據(jù)中包含著賬目信息、會計賬簿、財務(wù)報表等重要的數(shù)據(jù)信息。會計電算化的實行使得賬簿、報表等內(nèi)容的管理更加的便捷、系統(tǒng)，也使得數(shù)據(jù)的處理和存儲更加的方便。
（二）會計檔案的收集工作
隨著會計電算化的應(yīng)用，系統(tǒng)中所包含的會計檔案和信息將會不斷增加，高校必須對這些信息進行定期的收集、分類和檢查，從而確保這些信息的安全。此外，高校還應(yīng)當對相應(yīng)的計算機設(shè)備進行定期的檢查，防止系統(tǒng)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。在數(shù)據(jù)存入前要先對數(shù)據(jù)進行備份，防止意外情況的發(fā)生。對于存儲有重要信息的會計電算化設(shè)備，在日常工作的過程中要做好安全保護，做到防火、防潮、防塵工作。與此同時，還要定期對會計檔案進行調(diào)閱，確認文件的保存限期，對于一些沒有價值的信息應(yīng)當及時的刪除或更新，防止系統(tǒng)的過載。
二、高校會計檔案管理中存在的問題
（一）管理人員不夠重視，檔案管理意識滯后
會計檔案的管理需要應(yīng)用到現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)，并且要充分利用現(xiàn)有的會計信息資源，將其有效地應(yīng)用到日常的會計信息管理過程中。然而，我國高校的會計管理現(xiàn)狀是管理人員普遍缺乏會計檔案管理的意識和概念，對會計檔案的重要性沒有明確的認識，認為會計檔案的內(nèi)容單一、管理簡單，尤其是對于會計檔案的電算化管理沒有引起關(guān)注，管理意識十分的落后。在管理部門和人員的組織上也沒有投入應(yīng)有的力度，管理人員的專業(yè)能力普遍偏低。甚至還有一部分高校的檔案室隨意對外界人員開發(fā)，讓財務(wù)部門的人員進行自行查閱，不僅工作效率低下，而且容易導(dǎo)致會計信息的丟失和篡改。
（二）會計檔案資料收集不齊全，忽視對會計電算化會計檔案的管理
會計檔案中包含著重要的會計信息，如會計賬簿、會計憑證、財務(wù)報表等。在進行這些資料的管理時應(yīng)當首先根據(jù)信息的類型進行分類，將存根、銀行賬單、上級文件等進行分類管理。在會計電算化的過程中，對數(shù)據(jù)的分類尤為重要，只有這樣才能確保信息的有序性，從而提高信息分析和處理的效率。
（三）會計檔案管理缺乏科學(xué)性和規(guī)范性
高校對會計檔案的管理普遍缺乏科學(xué)合理的方法。首先在操作上就沒有根據(jù)《會計檔案管理制度》中的相關(guān)要求來執(zhí)行。此外，大多數(shù)高校都沒有建立起適合高校自身工作特點的會計檔案管理體系，導(dǎo)致會計檔案的管理過程混亂無序，各部門之間沒有配合。高校會計檔案的管理人員素質(zhì)也普遍偏低，無法滿足現(xiàn)代化管理的要求。部分學(xué)校在會計檔案管理上投入的經(jīng)費明顯不足，導(dǎo)致會計檔案管理場所狹小、混亂，極易導(dǎo)致信息的丟失。
在會計管理觀念上，許多會計檔案管理人員仍然遵循著傳統(tǒng)的管理理念，在管理方法上缺乏科學(xué)性和有效性，導(dǎo)致會計檔案的整理十分混亂。在會計檔案的移交和銷毀方面也缺乏完善的制度，一些已經(jīng)過期的賬單、憑證等沒有進行及時的處理，造成了人力資源和管理經(jīng)費的浪費。
（四）輕視會計檔案對高校發(fā)展的作用
由于受到傳統(tǒng)會計管理觀念的影響，高校的管理人員仍沒有對會計檔案的重要性引起重視，認為會計檔案的管理只是簡單的收集資料、整理數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致高校在會計檔案管理方面投入的人力物力嚴重不足，影響了會計檔案功能與作用的發(fā)揮。
三、加強會計檔案管理的對策
（一）加強普及宣傳教育，增強檔案意識
會計檔案管理是高校在發(fā)展過程中不可忽視的重要工作內(nèi)容，是考察高校經(jīng)濟狀況、發(fā)展?jié)摿Φ闹匾罁?jù)。為此，相關(guān)部門應(yīng)當極大對會計檔案重要性的宣傳工作，普及《會計法》、《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容，增強高校管理人員對會計檔案的認識，將會計檔案管理作為一項基礎(chǔ)工作內(nèi)容在進行。
（二）健全高校會計檔案管理制度，推動會計檔案事業(yè)發(fā)展
會計檔案中包含著豐富的內(nèi)容，這使得會計檔案的管理工作量十分龐大。為了確保會計檔案管理的質(zhì)量，在管理的過程中應(yīng)當制定完善的計劃和方案，最終形成一個完善的高校會計檔案管理制度。高校的會計管理部門應(yīng)當與其他部門建立良好的溝通與合作渠道，根據(jù)高校的發(fā)展實際，建立切實可行的管理體系，使得會計檔案的管理工作有良好有效的依據(jù)。與此同時，高校應(yīng)當建立嚴格的會計檔案監(jiān)管機制，提高會計信息的真實性和準確性。高?？梢詮臋n案分類、借閱制度、檔案移交等方面進行制度的完善。
（三）遵循會計檔案管理原則
《會計檔案管理辦法》是會計檔案管理的主要依據(jù)，在實際的工作與管理過程中，高校的會計檔案管理部門應(yīng)當嚴格按照標準來執(zhí)行，并且與其他部門共同做好會計信息的核實與監(jiān)督工作。在會計檔案管理的過程中，應(yīng)當遵循一定的原則，如完整性原則、簡易性原則、安全性原則和保密性原則等。
（四）積極運用現(xiàn)代化手段管理會計檔案
在會計檔案管理發(fā)展和完善的過程中，應(yīng)當積極地與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合起來。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠極大的提高會計檔案管理的質(zhì)量和效率。高校在進行會計檔案管理時，可以選用一套適合自身管理體制的軟件，并建立相應(yīng)的會計檔案管理系統(tǒng)，將相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進行分類存儲和管理。管理人員只需要將會計信息輸入到系統(tǒng)中，就可以由計算機進行自動的分類、整理、檢索等過程。相關(guān)財務(wù)和會計人員只需要登錄系統(tǒng)就可以對需要的信息進行及時的調(diào)用。這樣不僅節(jié)省了管理的時間，還能限制系統(tǒng)的訪問權(quán)限，提高了會計信息的安全性。
四、結(jié)語
